打下牙兒和血吞:
“Eat that Frog!” for Getting Things Done 1

袁紹基N著

每天早上起來,做過早操等的必然功課後,筆者就會走進書房去修另一門的功課。 必然的動作是,打開電腦,上Outlook Express 看看有什麼郵件在「信箱」內。 乖乖! 收到的郵件多達二十多份,即刪掉那些垃圾郵件後,還有十多份郵件要閱讀!

花了不少於半小時,才能把那些郵件粗略地讀過一遍,如要回覆的話,再花另外半小時是逃脫不了的「消費」! 然而,這差不多是每天必然的「消費」。 幹罷這些活動後,才能開始行使每天少不了的享受 – 手持著熱騰騰的咖啡,眼在某名家著作上流連,心兒飛到該作者為其讀者打造的世界去!2 不過,這好夢的時間不長,催人的鬧鐘在預定的時間響起,另一使人興奮不已的活動 – 上班 – 即將開始了!

早上七時許,回到辦公室時,必然的動作也是打開電腦的Lotus Notes收看郵件。 哇! 舉目一看充塞著螢屏的,是一行又一行紅色的郵件。 僅一夜間,收到的新郵件也達三十多份! 這回,得花一小時以上才可完成閱讀、回覆、批核、儲存、刪除等基本動作。 然後,才能開始過著忙碌、興奮且有趣的工作。

晚上近八時,回到家裡。 吃過晚飯等等後,即走進書房打開電腦。 哎唷,新來的電郵再一次擠滿顯示器的螢幕!

如果你是一位行政人員,以上所說的遭遇,你一定也是熟悉不過的。 真的,現代的行政人員都遭到資訊氾濫、工作無窮無盡、可用資源和時間不足等問題所困擾。正如Brian Tracy 在其名著《Eat That Frog》指出,我們正處於一個空前年代:「…,可做的事情實在太多…,時間卻永遠不足使用。 當你努力掙扎著,做完手頭的一項工後,其他的工作和責任就會像潮水一樣,源源不斷地向你湧來。…你永遠沒有足夠的時間做完自己想做的所有的事情,永遠都在忙碌地應付各種任務,永遠都在各種工作之間疲於奔命 – 但任務和責任卻一直等著你。」3

面對如斯困境,作為行政人員的你會怎麼辦? 我又會怎麼樣面對這樣的窘局? 告訴你,歷經繁多工作和複雜任務的蹂躪,我學到的就是把各項事務分清其「輕、重、緩、急」,先行處理「又重要又急切」的工作,「重要」的次之,「急切」的再次之。 隨著若還有時間和資源的話,才再處理那些「輕、緩」的工作 – 實在來說,在一般的情況下,我都會把「輕、緩」的工作交給部屬去做。 噢, 這一點,不也正是 Tracy 主張嗎?

然而,我看見過不少高級行政人員卻視「重、急」的工作如蛇蠍,在接到「重、急」的任務時,不是急忙地把它們塞給同僚或部屬去做,就是把它們放在一旁,以這樣或那樣的借口來施延不做,直到時不與我,不能再拖拉時,才心不甘情不願地拿起來做。 在這情況做事,又怎可能把事辦好? 在我數十年的管生涯中,見盡無數把「重要的」、「燙手山芋的」、「緊急的」、「棘手的」任務往下塞的管理人員不少。 或許,圖安逸、避勞神、敷衍塞責、惰性膨脹等等毛病,是人之常情。 但那總不能是行政人員所應有的辦事態度。

Tracy 認為,那些卸責、塞責,和不承擔責任的行政人員,是不可能得到晉升的4。 他強調,事業成功的企管人,一定是既勤奮且懂判斷事物之「輕、重、緩、急」而能擇「重、急」而為的人。 他舉了不少例子,包括他自己的成功史以證其所言非虛。 他說,要成功,就得每天吞青蛙,且須先選那只又大又醜的來吞!

Tracy 所指的「青蛙」,是指最重要的任務,如果不採取為每積極的行動,就會耽誤時機,喪失能為你的業績取得好成績的可能性,為你的個人品牌建立好聲譽,讓你給予你的顧客、僱主好的印象,給你的事業奠立良好的成功基礎。 Tracy 還說,若你同時面臨兩項重要的任務待你處理時,你應先處理那最重要的一項;要養成說做就做的習慣,工作一經開始,就要堅持到底,不達目標誓不罷休。這種工作態度和方法,Tracy 以吞蛙大法名之,並以之為成功的不二法門!

Tracy 的吞蛙大法,有式二十一:

  1. 明確目標 (Set the Table)
  2. 為每下一天籌謀 (Plan Everyday in Advance)
  3. 以Pareto Principle 為策劃主軸 (Apply the 80/20 Rule to Everything)
  4. 思而後行 (Consider the Consequence)
  5. 運用ABCDE法則 (Practice ABCDE Method Continually)
  6. 聚焦於KRA (Focus on Key Result Area)
  7. 遵從「逼勢成率」法則 (Obey the Laws of Forced Efficiency)
  8. 做好完全準備 (Prepare Thoroughly before You Begin)
  9. 做好修為 (Do Your Homework)
  10. 以你最擅長的才能來攻堅 (Leverage Your Special Talents)
  11. 找出你的罩門所在 (Identify Your Key Constraints)
  12. 以據點推進 (Take it One Barrel at a Time)
  13. 自我加壓 (Put the Pressure on Yourself) 5
  14. 優化你的個人能力 (Maximize Your Personal Powers)
  15. 自我號召動員 (Motivate Yourself into Action)
  16. 積極性拖延 (Practice Creative Procrastination)
  17. 先難後易 (Do the Most Difficult Task First)
  18. 切割有效工時 (Sliver and Dice the Task)
  19. 割出時間一大段 (Create Large Chunks of time)
  20. 自迫自勵 (Develop a Sense of Urgency)
  21. 聚焦幹活 (Single Handle Every Task)

「吞蛙廿一式」是Tracy 積多年成功的企管經驗、和閱遍數以百計名管理理論家和實戰家的著作而結集出來的心血結晶,也是經不少大企管家實踐證明有效的企管高招。 這「廿一式」主治的是困擾不少企管人的「拖延病」。 據說,經「服用」過該廿一「療程」的患上「拖延病」的企管人,鮮有不被治好的。 要指出的是,廿一式在內容方面實有不少重複的地方,或即有差異, 也不過是以不同的角度來看同一問題而已。 例如,第二、八、九、十、十一、和第十四式六招式,甚至和第四式思而後行 (Consider the Consequence),在內容上或邏輯上實可歸納為一總招式:就是為打造成功而做準備。這實和第八式做好完全準備 (Prepare Thoroughly before You Begin),其主張的內容實在非常相類,應可合併為一式。 第七式遵從「逼勢成率」法則 (Obey the Laws of Forced Efficiency) ,和第十三式自我加壓 (Put the Pressure on Yourself)、第二十式自迫自勵 (Develop a Sense of Urgency) 有著不可分割的關係,也理應可合併為一式。 其它的招式內容重複之處也很多,筆者並不打算在此一一道來。 猜想,Tracy這樣的編排,或許是要把其著作弄得厚一點吧。 即使有著這些毛病,仍不可抹殺Tracy這本著作的價值。對以企管為其專業的人來說,本書的內容的實用性和啟發性,仍是很高的。

基於上述的道理和篇幅的關係,本文只談及使筆者感到有興趣的那些招式。

第一式,明確目標 (Set the Table)

不少在職場打滾多年而了無寸進的人,多是做事拖延、缺乏進取動力的人。 究其原因,主要還是他們其自身,在接受某項任務時,對自己該當什麼角色不太明瞭而已:對自己應該做什麼、如何做、為什麼而做等感到茫然、思想混亂、概念模糊、思路不清晰6。Tracy 提出忠告,若行政人員發現自己有這樣的毛病時,就應在做事前痛下決心,非要明確該任務對自己的意義、清楚其目標、瞭解其要求等後,才開始行動。

作者引用名投資人希爾(Napoleon) 的說話:「要成功,個人必須具備這樣的素質:擁有明確的目標、對自己所欲圖之事業掌握了相關的知識、同時有實現目標的強烈願望。7

明確目標,旨在肯定你即將投身的任務或投入的資源是否值得。 美國名企管顧問柯維 (Stephen Covey) 曾說,在你開始攀登成功階梯前,先要確定它沒有搭錯地方。8 當方向確定後 , 你自可勾計策劃,為達標而作全力戰!

談到樹立目標,筆者得插句話:除了目標要明確外,筆者認為行政人員也應為其部屬制定極其高的卓越標準 – 而且,更要為自己制定高得出奇的目標 – 然後動員、鼓勵其各級部屬實現該目標。古語有云:「求上得中、求中得下、求下得敗!」,對追求優秀表現的行政人員來說,成功的不二法門,是要把目標制定在較高的「制高點」處。9 Jim Underwood 在其著作《More Than A Pink Cadillac – Mary Kay Inc.’s 9 Leadership Keys to Success》中指出Mary Kay 能在數年間,把只有5,000美元資產的公司擴展至過億元的企業,其秘訣就是相信自己能實現遠遠超過自己預定的目標 – 即使該目標已制定在較一般人所想像可以達到的目標水平。10

第二式, 為每下一天籌謀 (Plan Everyday in Advance)

吞蛙大法第二招,企管人應不停地謀劃,為每下一天作好計劃,並堅決定按規劃來進行。Tracy 雄辯地指出,所有成功的行動都是有謀略、有規劃地來實現的。 他認為,企管人應實行六「P」原則,即確認 Proper Prior Planning Prevents Poor Performance – 「恰當事先規劃可避免劣質表現。」 這一式實和第四、八、九、十、十一、和第十四式等,有著內容上和邏輯上的類同,故理可合併為一總招式,即為打造成功事業而做好一切準備的招式。 有關詳細的內容將在下文細述。

第三式,以Pareto Principle 11 為策劃主軸 (Apply the 80/20 Rule to Everything)

Pareto是十九世紀的意大利經濟學家。 他指出,每十項經濟活動中,只有兩項是最重要和最有經濟價值的。 他主張只要把該兩項做好,足可抵消甚至超越其他的八項所可能取得的報酬。 基此,有人發展了一套「80/20的理論」,而 Tracy 則叫人遵照這理論,在其主要任務中分辨出哪些是屬於重要的20% ,哪些是屬於不重要的80%,然後把那些80% 的事務讓給他人,自己則集中力量做那重要的20%事務。 這一招有其道理,惜Tracy對如何辨識哪些是屬於重要的20%,始終沒有說出其方法。

第四式,思而後行 (Consider the Consequence)

曾有人指出,「成功是由那些抱有積極心態的人所取得的。 擁有積極的心態努力不懈的人所保持。12」 Tracy也認同此理,提出企管人應為其個人和企業建立長期的遠景 (long-time perspective)。 認為這是維持長期成功的關鍵,故主張企管人應常作思考,訂定願景和發展藍圖,再以行動來推動藍圖的實現,使願景成真。 他指出,企管人應牢記以下兩法則於心:

法則 1:長遠打算有助於你確定自己的短期決策 (Long-term thinking improves short-term decision making.)

法則 2:長遠目標會影響當前的行動,甚至對其產生決定的作用。(Future intent influences and often determines present actions.)

八十年代中國名企業家牟其中曾說:「世界上沒有辦不到的事,只有想不到的事」13。 這也是說,只要你用心找出你的目標,成功就可期。

不過,筆者應在這裡作出一些警告,光是「思願景」、「行藍圖」,還是會把人摔得很慘的!牟其中的大起大跌,可給我們的教訓!牟其中在1974年時,因出版《中國往何處去》而遭判處死刑。 後獲減刑為無期徒刑,逃過一死。 1979年,得平反出獄。 出獄後,得人相助以集資方式興辦南德公司,和前蘇聯大做生意,賺了大錢。 此後數年,牟其中憑其天賦的創意能力,出了一次又一次的鬼主意,都為其公司帶大巨大的資金和豐厚的盈利,也為他個人帶來名譽。 其時美國史丹佛大學把他的成功傳奇作了教案,視他為中國當代企業奇才!可惜他得意不知收,在其浮燥狂熱的心態的支配下,異想層出不窮,一項計劃還沒到位,另一項計劃又走出來,在幾把公司的資金淘盡之餘,尚投身還未有商機的放射衛星上太空的生意! 終而衛星上了天,公司的生機卻墮了地!14

第四式,和第二、八、九、十、十一、及第十四式,在內容上或邏輯上實可歸納為一總招式:就是為打造成功而做準備。 其主張的內容實在非常相類,應可合併為一式。

第五式,運用ABCDE法則 (Practice ABCDE Method Continually)

Tracy 引述威廉•馬修斯說:「成?的第一法則,是專心致志。 就是把所有精力集中在一點上,然後徑直向目標挻進,既不向左看,也不向右看。」15,主張做事應專心致志、心無旁騖,不達目標不動他念。 不過,Tracy 清楚了解,現代的企管人都是業務繁多、主意如潮的人。 他們每時每刻都有多項重要的事務突然插入,誘使其偏離其正常的或早已規劃的要處理的日程。基此理解,Tracy 勸喻他們應學會運用 ABCDE 法,把各項任務以ABCDE 把其重要性勾劃出來,然後依其次序給予相應的時間或資源來進行。 A任務是取重要的任務,若不及時處理,可能有嚴重的後果。 若同時幾項A任務要待處理時,可以A1、A2、 A3…. 等分之,以相應多的時間或資源來處理之。 例如,地政主任(丁屋申請事務)應把和申請人簽訂批約 (Executing the land grants) 為A1任務,取得批准 (Obtaining approvals) 為A2任務,發出邀約函(Issuing offer letters)為A3任務等。16

B1任務是應做的事 (Should do) ,不做不可,對個人的績效有一定的影響,但仍只是蝌蚪而不是青蛙。 如處理小型屋宇豁免證明書 (Certificates of Exemption) 等。徵詢有關部門對申請的意見,也是處理申請過程中的必要程序,應可叫其為B2任務。 C任務是孑孓,是較輕鬆的任務,如約見申請人等。 D任務是可以委派部屬做的事,如作初步實地查勘等…,如此類推。

ABCDE法,是一種簡易可行的工作系統。 集中精力把工作中的「青蛙」找出來,然後按照從大到小,或從「重」到「輕」的順序將它們一一吃掉,不達目的決不放棄 – 一誕形成了這樣的好習慣,你就會驚喜地發現,自己已經成了處理複雜事項的高手。

第六式,聚焦於「任務目標軸心」(Focus on Key Result Area)

這幾年,地政主任們可被任務「關鍵軸幹」[簡稱「關鍵軸幹」或 KRA ] 折騰不少,對KRA這個玩意兒當有一定的認識。 然而,它究竟是什麼的東西來著? 曾問過多位地政主任、高級地政主任,甚至一些更高層的地政人員,要求他們和她們從企管學的角度給其簡單的定義,得到的總是言不及義的說詞。 其實「關鍵軸幹」的定義很簡單,那就是你因受僱而要工作的主要範疇,而通過完成該些主要的工作(main tasks),你就可成功地交付(deliver)你的任務所要交付的標的物(deliverables, or delivery of projects)給你的顧客或僱主。

每人都是為了要完成某些任務而受僱。 一般來說,每個僱員的任務內容,都由其所擔任的崗位來決定。 舉例來說,擔任「丁屋」申請工作的地政主任,其任務就是處理丁屋申請,其任務的「關鍵軸幹」就包括了審核申請表的內容、核實申請人的資格、勘察有關地段是否適合興建鄉村屋宇、依程序向上層取得相應的批准、向申請人批准邀約書 (offer letter) 、安排簽訂有關的土地建屋批約、核發「開工紙」(Certificates of Exemption),等等。 這些審核申請、核實資格、實地勘察、上呈求取批准、發出批准邀約書 、簽訂批約、核發「開工紙」,等等,就是該地政主任的任務「關鍵軸幹」,他的工作成敗,決定在他能不能把其任務關鍵軸幹做得出色。

Tracy 指出,企業的行政人員要獲得加薪、分紅、晉升,除要弄清什麼是其任務的關鍵軸幹外,還須確認該軸幹上的枝幹和關節,哪些是其強項、哪些是其弱項? 哪些是其領導優先計量的枝幹?關節。 就以地政主任處理丁屋的工作為例,如領導人最著重的就是簽訂批約,成功的地政主任就一定要在該方面痛下苦功,務求在有批約方面極出色的表現,才能有機會得到上司的青睞,給予優異嘉獎和晉升的機會。 懂得審時度勢,交付僱主或上司所最需要的東西,是行政人員成功的不二法門。17

除此之外,Tracy 還指出,行政人員也要懂得審核自己的強弱處在哪裡。掌握了自己的長處和短處在哪兒後,在全力發揮自己的長處的同時,也要全力改善自己的弱項,「吞下該只青蛙」,務必要做到自己有能力把所有任務關鍵主軸做到優秀的程度、大師級的水準。

第七式,遵從「逼勢成率」法則 (Obey the Laws of Forced Efficiency)

從筆者個人的經驗來說,我完全同意Tracy在《Eat That Frog!》書內的主張。 他說,效率是被逼出來的。他引說某人的話,「你永遠沒有足夠的時間做完所有的事情,但總有足夠的時間去做最重要的事情。」18 他的意思是說,在有重大事情要辦時,即在看似沒有足夠的時間(甚至資料 – 筆者按) ,當事人仍有可能把事情辦好。 Tracy叫這個現象為 “Law of Forced Efficiency”, 主張行政人員應遵從「逼勢效率」法則 (Obey the Laws of Forced Efficiency)來辦事,以加強其辦事的能力。

筆者完全同意Tracy 的主張,認同行政人員的工作效率是可在壓力下逼出來的。事實上,在筆者數十年的行政生涯中,筆者在接受或處理任務時,即在沒有上司或「顧客」的設限,要求在某指定時間內,把某重要專案(project)交付(deliver),筆者也會自我設限把該專案做完交付(deliver)。經驗證明,即在最惡劣的情況下,有著逼瘋人的交付專案壓力,往往可使人的潛力得以發揮出來,做出遠較預期為理想的成果。 不過,話得說回來,這種自我製造壓力以挑動個人潛能是有其限制的:你不能無限量地,或對所有工作都以自我製造壓力的方式來幹。 你只能選取一些對你的總體任務(乃至事業)最有價值,或最有影響的事情來應用該方法。 如果你毫不選擇地,對任何事項都來個自我製造壓力的話,你只會把自己逼瘋!

Tracy 也指出,「逼勢效率」法則只適用於重要的任務,因為人們總不可能有足夠的時間,或資源來處理所有的事情。 在完全沒有時間或資源的空間來處理所有要做的事,而仍要勉強完成所有的事情,後果只有兩個可能:一是把事情搞砸,或是把人真的逼瘋了。 因此,他建議,行政人員在考慮運用「逼勢效率」法則時,應先問自己以下的三個問題,取得滿意的答案後,才可決定運用「逼勢效率」法則:

1. 這是否我要吃的最大和最醜的青蛙?
 如該事情或任務對你的人生或事業有重大影響的,即Tracy所說的是你所要吃的最大和最醜的青蛙的話,含著淚立即把它吞下吧!

2.這是否只能由我來吞的最大和最醜的青蛙?
 如該事情或任務只能由你來做,其他人不是做不到所要求的水準,就是根本上做不了。 在這種情況下,千萬不要運用什麼delegation 技巧,那只會把事情弄砸的。 這種青蛙也只能由你自己來吞。

3.由我來吞該只青蛙,是否運用我的時間最有效的方法?
 在這一刻裡,如有數只青蛙待你吞,在不可全數吞下所有的青蛙時,選最大的和最醜的一只青蛙來吞。

要指出的是,本式和第十三式自我加壓 (Put the Pressure on Yourself)19、第二十式自迫自勵 (Develop a Sense of Urgency)等兩式,在內容上實在非常類似,都是以壓力為激勵因子,使之激活人的潛能,使其更能積極地去面對困難、接受挑戰、和勇於與人競爭,並憑之以「殺出重圍」以奪得成功! 關鍵是如何理解壓力、承受壓力和利用壓力而已。

第八、九、十、十一、和第十四式 為打造成功而做準備

這五招式,連同上節所說的第二式為每下一天籌謀 (Plan Everyday in Advance)、第四式思而後行 (Consider the Consequence),在內容上或邏輯上,實可歸納為一總招式:就是為打造成功而做準備。 所謂做好完全準備,筆者是指為了確定成功,你除應在事前把一切都準備好外,即第八式所說的做好完全準備 (Prepare Thoroughly before You Begin),你還要確立自己具備成功地完成該事的能力,包括做好修為 (Do Your Homework)、以你最擅長的才能來攻堅 (Leverage Your Special Talents)、找出你的罩門所在 (Identify Your Key Constraints)、優化你的個人能力 (Maximize Your Personal Powers),等等。

第十二、十七、十八、和第十九式 運用專案管理及時間管理技巧

這四招式,即以據點推進 (Take it One Barrel at a Time)、先難後易 (Do the Most Difficult Task First)、切割有效工時 (Sliver and Dice the Task)、割出時間一大段 (Create Large Chunks of time)等,可合併稱之為運用專案管理及時間管理技巧,即把有關的專案(project)任務,從承接責任開始到交付標的物而終等的活動,設定一由「基要活動/基要步驟」(Critical Activities/Steps)及「里程碑」(Milestones)等環環相接的專案流程,再配以有效的個人時間管理技巧,確保個人的在時間的運用,和各項專案間的推進得到有效的配合,確保能準時交付(deliver)各專案的標的物(the deliverables)外,個人的其它追求也得到一定的照顧。

綜合來說,筆者也認為,若我們能掌握Tracy 吞蛙廿一式的要素,成功是可期的。

※※※

成果是以「斗量」的

說到成功,不能不來談談企管者的衡量成功標準。 企管者都是以其部屬所做出來的「成果」來衡量後者是否成功,是否應獲得花紅、晉升、加薪或其它優遇等。 舉例來說,汽車代理公司的老闆,是以其營業主任能與其客人簽訂多少份購買汽車合約,來量度該營業主任是否一名有好表現的主任; 地產代理商是以其地產代理能與買家簽訂多少份售樓合約,來確認該地產代理是否可造之材; 地政處的總地政主任,對執行處理「丁屋」申請的地政主任,是以其成功和村民簽訂丁屋批約的多寡,來衡量後者是否成功的地政主任。 換句話說,整天嚷著忙碌而拿不出「合約」或「批約」的推銷員、地產代理、或地政主任,都不可能是成功的推銷員、地產代理、或地政主任。 Tracy 指出,在現今社會,個人的薪酬多少和能否得到晉升,一般都取決於他的工作業績。 薪酬和職位是企業對其僱員所做的貢獻和服務的回報,僱員的貢獻得越多,回報就越豐厚。20

打下牙兒和血吞

年少時,喜聽街頭說書人說故事。 說到英雄遇到艱困或是遭他人羞辱時,說書人總會說:英雄長嘆一聲道,打下牙兒和血吞,他朝當有得志日…,筆者總禁不住淚流如洗,但仍悠然神往,有大丈夫當如是之感。

稍年長,歷練了一點做事經驗。 打下牙兒和血吞的經驗不少,但已不復有英雄氣慨的感覺,有的只是窩囊感。 而這窩囊感在每次要開始一項艱巨任務都一再出見。

至更年長,才明白:開始一樣工作時,特別是要開始進行一項新的或重要的任務時,每個人都會有點窩囊感、忐忑、猶豫,甚至逃避等的心情,就如要吞下一只又大又醜的青蛙一樣,瞪眼望著它,就是不想把它吞下。 這種面對困難而心生拖延、乃至逃避,實是人之常情。 然而,成功的人仕,總是有辦法,克服其拖延心的拉扯,咬咬牙,把青蛙吞下去。他們有什麼秘訣? 有這麼的一條,就是Tracy 所指,要克服拖沓 (吃青蛙),事前把一切都準備好,包括「武裝」好自己的能力、發揮自己最佳能力之處,並在有計劃、有步驟、有謀略和充沛的、不達目的誓不休的精神來做事那麼,你就一定能夠成功的。

勇往直前,登上通往成功山峰路

Tracy 曾引麥堅持(Alex MacKenzie)所說,指出所有失敗的罪魁禍首都可歸咎於有計劃沒行動。21 所以,說了老半天,個人的事業成敗,還在個人有否決心來行動,沒有行動來把計劃實現,一切都是空談。

現在就應立即行動,把我們的理想、願景、目標、計劃等來實現 。 且讓我們以Tracy 所說過的話來共勉:「當一切準備就緒,坐下來開始工作的時候,你一定要表現出效率很高的樣子。 挺直腰板,後背離開椅子的靠背。 從心底裡把自己看成一個能幹、高效、表現出色的人。 然後,拿起第一份資料對自己說:『讓我們開始工作吧!』 隨即全身心地投入工作。 一旦開始就堅持到底,直至獲得最後的成功。」22。 今天,我們在面對艱巨任務時,應咬咬牙,把青蛙吞下。 接下來就是勇往直前、披荊斬棘,衝過一豎又一豎的「里程碑」,登上一座又一座的事業山峰!


  1. Brian Tracy, Eat That Frog: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time, Berrett-Koehler Publishers, Inc., San Francisco, 2001。

  2. 最近迷上的讀物是Fantasy類的作品。在七月書展時購下Robert Jordan 的 The Wheel of Time 系列,唸過不亦樂乎。

  3. “This is a wonderful time to be alive. There have never been more possibilities and opportunities for you to achieve more of your goals than exist today. As perhaps never before in human history, you are actually drowning in options. In fact, there are so many good things you can do that your ability to decide among them may be the critical determinant of what you accomplish in life. If you are like most people today, you are overwhelmed with too much to do and too little time. As you struggle to get caught up, new tasks and responsibilities just keep rolling in, like the tides. Because of this, you will never be able to do everything you have to do. You will never be caught up. You will always be behind in some of your tasks and responsibilities, and probably in many of them.” (p. 2)。 此段文章,無論從用字遣詞、邏輯結構、聲調韻律、意象概念等,都是無懈可擊的絕好文章。

  4. 或許,這評定對任職政府機構的行政人員不能適用。 事實上,不少見事逃避任務、遇事敷衍塞責的政府機關的行政人員,卻可憑「無所事事」的年資或投機取巧的鑽營而得以至升高級的領導職位。 尚好,這狀況在近年己有?善。

  5. Tim 註: 不少管理學家和心理專家都認為,工作壓力對管理人、員工乃至企業都是有害無益的,主張管理者應為其員工消除壓力,以提高生產力。 然而也有不少成功的企業家和成功的管理人指出,壓力實是一種激勵因子,能激活人的潛能,令人更能積極地去面對困難、接受挑戰、和勇於與人競爭,憑之「殺出重圍」以奪得成功! 關鍵是如何理解壓力和利用壓力而已。 對此論點有興趣的讀者,請閱讀 Valerie J. Sutherland 和 Cary L. Cooper 合著的 Strategic Stress Management: an Organizational Approach, Macmillan Business, London, 2000.

  6. A major reason for procrastination and lack of motivation is vagueness, confusion, and fuzzy-mindedness about what you are supposed to do and in what order and for what reason. (pp7-8).

  7. “There is one quality that one must possess to win, and that is definiteness of purpose, the knowledge of what one wants and a burning desire to achieve it.”

  8. “Before you begin scrambling up the ladder of success, make sure that it is leaning against the right building.”

  9. 在此點上,筆者必須承認在西貢地政處的首年工作並不順利。在2004年七月調任該處以來,筆者雖不遺餘力提出這樣旳主張,但並沒有得到該處大部份的同僚的衷心支持。 [當然,筆者為自己制訂的目標則可肯定是高於一般總地政主任所制定的目標 –結果,我在「年結」時以超標的績效完成目標。 這事實證明,我的主張是對的]。 每次提出時,他們總有這樣或那樣的一大串理由說提高目標會打擊士氣。 在2005年制訂目時,筆者實行開硬功,強迫各部屬把目標提高15%-25%。 筆者堅信,2005年西貢的地政工作績效,一定是優異的。

  10. 該書是Jim Underwood 近年的力作,是一本極有啟發性的管理書。 有機會我當會為各地政從業員介紹。 該書由McGraw-Hill 在2003年出版。

  11. Tim 註: 對Pareto Principle 或「80/20的理論」有興趣的讀者,請參閱筆者的《叵歸管理學基礎》內有關Pareto Principle 的文章。

  12. 趙青、曾新編著《心態決定命運》,中國檔案出版社,北京,第35頁。

  13. 趙青、曾新編著《心態決定命運》,中國檔案出版社,北京,第98頁。

  14. 趙青、曾新編著《心態決定命運》,中國檔案出版社,北京,第98-102頁。

  15. “The first law of success is concentration, to bend all the energies to one point, and to go directly to that point, looking neither to the right nor to the left” - WILLAIM MATHEWS

  16. 這裡,是以任務的重要性而非以程序先後來排列。 依筆者的看法,成功簽訂批約的多寡,是斷定地政主任是否稱職,或是否有優秀表現的最重要指標!

  17. “… you have been hired to get specific results. A wage or a salary is a payment for a specific quality and quantity of work that can be combined with the wok of others to create a product or service that customers are willing to pay for. ” (p35)

  18. “There is never enough time to do everything, but there is always enough time to do the most important thing.” (p41).

  19. Tim 註: 不少管理學家和心理專家都認為,工作壓力對管理人、員工乃至企業都是有害無益的,主張管理者應為其員工消除壓力,以提高生產力。 然而也有不少成功的企業家和成功的管理人指出,壓力實是一種激勵因子,能激活人的潛能,令人更能積極地去面對困難、接受挑戰、和勇於與人競爭,憑之「殺出重圍」以奪得成功! 關鍵是如何理解壓力和利用壓力而已。 對此論點有興趣的讀者,請閱讀 Valerie J. Sutherland 和 Cary L. Cooper 合著的 Strategic Stress Management: an Organizational Approach, Macmillan Business, London, 2000.

  20. In our world, and especially in our business world, you are paid and promoted for getting specific, measurable results. You are paid for making a valuable contribution and, especially, for making the contribution that is expected of you. (p.3).

  21. Alex MacKenzie wrote, “Action without planning is the cause of every failure.” (p14).

  22. “When you sit down with everything in front of you, ready to go, assume the body language of high performance. Sit up straight, sit forward and away from the back of the chair. Carry yourself as though you were an efficient, effective, high-performing personality. Then, pick up the first item and say to yourself, “Let’s get to work!” and plunge in. and once you’ve started, keep going until the job is finished.” (p.49)