管理學書籍導讀

目標管理一分鐘

Kenneth Blanchard & Spencer Johnson

《一分鐘經理人》(The One Minute Manager)

成功目標管理要素一分鐘

袁紹基 著

 

《一分鐘經理人》(The One Minute Manager) 是一本極富爭論性的管理學著作。不少人抨擊它言之無物、內容空洞; 把管理學理論過份簡約,行文也如編寫小學生課本般,讀之使人有牙牙學語之感; 亦有評論指出該書所說的不外是老生常談,了無新意,說一分鐘管理學也只是噱頭而已。

然而,有更多讀者、管理學評論家和美國的企管領袖極力為它叫好。他們對該書表示欣賞,稱頌它言簡意賅但含義深遠,甚有說它字字珠璣,啟迪企管人智慧,提高他們的領導統御技巧,說他們只要手持一卷該書,用心學習其精粹以致用,當可成為一極有效率的一分鐘經理兼具有有效魅力的領導人。

無論如何,據有關的資料所顯示,該書大受美國企管界的歡迎,不少企業的管理高層購買了該書送給其管理人,著令其用心細讀,以改善其管理技巧。 該書已有多國文字的翻譯本,台灣某出版社也雇人把它翻譯為中文,惜我仍未能在本港的書店找到它的蹤影,不然也可在此向喜愛閱讀中文管理學書籍的讀者推介,使他們也可分享管理新知。 毫無疑問,《一分鐘經理人》是一本極為暢銷的管理書,就以英文原版來說,根據美國某大綱上書店的報導資料,截至最近為止,該書己售出了七百多萬本,由此可見它所受到的歡迎程度。 想Kenneth Blanchard Spencer Johnson (下稱「作者」) 或已因該書賺了一筆又一筆錢,成為富翁矣!這樣看來該書當有其成功之處,應值一讀!

不過,管理學評論家們對該書兩極化的說法,卻多次使我 (下稱「筆者」) 欲唸該書還休。 在過去一年多以來,多次從書架上把該書拿下來,放在手上翻看,但每是翻了兩翻又把它合回來,放回書架上。 就是這樣,我始終因為它的「淺」、「薄」問題,輕視了它,更提不起勁來把它一讀,故而始終與它的內容緣慳一線。 最近,因一時的情緒,對厚厚的管理學書厭倦起來,但又不願放棄親近書香,只好把該書拿了出來翻看,取其頁少、字大,短小而精巧耳。 誰料,一唸之下,簡直愛不惜手: 其文字淺白流暢、其說理精闢獨到,且極易銘記,一時之間被它迷住了,便花了不足半小時,一口氣把它唸完了。然而意尤未盡,立即把它再唸一遍,這次邊唸邊思考,足足花了差不多兩個小時才把它唸完。 結論是該書可堪一讀再讀,企管人或任何身當管理職位的人都可從中得益。

《一分鐘經理人》是以說故事的方式來闡釋管理學。 書中的主角是一名年輕人,有意當一名能幹的經理。 決定要學好有關的管理技巧,四處尋訪有效經理 (effective manager) , 向他們請教管理秘技。 為此,他不惜踏破萬水千山,遊遍多國名都,訪問過為數頗眾的政府機關領導、大小企業的主管,惟都失望而回。 幸而,他在最後終可以在其住處附近找到一名自稱「一分鐘經理」的機構主管,決跟隨他學習其「一分鐘管理術」(One Minute Management)。 據說,他成功了,也成為一名「一分鐘經理」。

所謂一分鐘管理術,實包含「三大一分鐘技巧」:

(一)

 

一分鐘樹標 (One minute goal setting)

(二)

 

一分鐘讚賞 (One minute praisings)

(三)

 

一分鐘申誡 (One minute reprimands)

在此,筆者並不打算細說「三大一分鐘技巧」的內容,因為書中所說實在非常直接和顯淺,不用筆者再對其演譯一番。 事實上,對一分鐘管理學來說,筆者也不能講得比作者更好、更清楚、更淺白。 因此,對一分鐘管理術有興趣的讀者,還是直接唸唸該書吧,那會得益更多。 有意購買該書的本會會員,可通過本會網頁與Amazon.com 網上書店連結採購。

然而,筆者對造就「一分鐘樹標」成功的因素卻頗有興趣,並認為掌握了這些因素的精綷,對本會會員在規劃的工作上當有一定的幫助。 為此,筆者對該寓言故事內容中有關的「一分鐘樹標」的部份,作了一番分析,演譯出一套有關「一分鐘樹標」成功四大因素的管理體系,希望讀者在有需要時,可用得著:

(一)

 

人人皆可激勵 (Everyone can be motivated)

(二)

 

認定目標 (Where are the pins ?)

(三)

 

績效回饋 (Feedback on results)

(四)

 

績效水平無曲線 (No normal-distribution-curve mentality)

 

人人皆可激勵 (Everyone can be motivated)

「一分鐘經理」(書中主角之一,是主角的師事的對象) 堅稱,沒有人是不能激勵的。 真的,在這世上,不論何種類人,總有一種事或物可激起他的鬥志和企圖心,驅使他們全情投入,不達目標不罷休。 一分鐘經理指出,即使某員工在職場中以怠惰聞名,也不表示他對什麼都怠惰,這裡或那裡,總有某些事物是可以剌激起他的鬥志的,問題是,有關的管理人能不能夠找出該有關的事物。 他表示,在一般的情況下,贏得某些東西總會是一種激勵因素,而有效的經理 (effective manager) 就一定能使員工有了追求勝利或贏得某些東西的企圖心。

他舉例說,在他曾服務過的某一機構,有某「難搞員工」 (problem employee) 在工作時非常懶惰,對什麼工作也提不起勁來做,令一心求良好工作績效的管理人頭疼不已。 但就是這樣的一個人,在工餘時往保齡球場上一顯身手時,卻全情投入,並因能投射「全中」 而狂呼跳躍,顯示出其活動的爆炸力!

為什麼會是這樣的? 一分鐘經理解釋說,因為該員工在保齡球場上可「見到」目標和因達成目標而取得勝利,激發起他的「要贏」企圖心! 而就是這企圖心驅使他全力以赴,令他的表現取得優良的績效。

 

認定目標 (Where are the pins ?)

如何使員工在職場中,可「見到」目標和因達成目標而取得勝利? 這就是經理人在管理工作中的成敗關鍵。 為了找出「勝利」這個激素,管理人就必須讓員工認識其所要爭取勝利的目標。 一分鐘經理舉例指出,投保齡球的人如看不見所要「打倒」(擊中) 的保齡球 ,是不會有興趣投球的。他說,假如有人為保齡球這樣的球賽訂立新規定:在保齡球的滑道的上半空橫架了一塊板,高度恰好遮蔽著投球手的視線,使他不能看見保齡球瓶 (pins)。 這就是說,每當他投球時,他是可以聽到球擊中球瓶的聲音,卻看不見有多少個球瓶被他擊倒了。 這樣的遊戲規則在短期內,可能僅會對他構成一些困擾,但時間稍長,他對該遊戲的興趣則會大減。 最後,如他有別的選擇的話,一定會放棄玩這樣的遊戲下去。

一分鐘經理以上述的例子來說明,在以勞心導向 (brain-powered oriented) 的職場裡,假如勞心員工對其工作的目的不了解,看不到其工作目標,也不能見到其工作成果的話,他們便難以取得適合的激素,來刺激或鼓勵他們集中其關注力和才幹等力量來為企業生產。 這種情況如維持了一段時日,而不到改善的話,有才能的員工是會求他去的。 而那些既沒法子又沒有門路找到新工作的員工則會作消極的抵制 工作時是在混日子,或在混日子中工作! 這樣的企業,其業績又怎麼能有理想的表現?

一分鐘經理解釋說,目標的重要性,在於它能予人以方向和回饋效應,鼓勵員工努力不斷地工作下去。

 

績效回饋 (Feedback on results)

是的,要有效地激勵員工不斷地工作、不斷地創新,除了讓他們掌握目標、感受進程、和看到成績外,當領導人的還應不時有所行動,清楚地讓他們知道他們所作出的貢獻,領導人是曉得的、支持的,且是會給予確認和回報的。 這就是說,僅僅樹立目,並且讓員工曉得目標在哪裡,只是基本的要求,要做到有效地激勵員工,管理人還須在員工的生產工作進程中,不時地和及時地對他們的貢獻和工作成果予以確認 (Recognition) 並表示讚賞。 一分鐘經理指出「回饋是英雄的早餐」 (Feedback is the Breakfast of Champions),是推動員工奮鬥下去的激素。 不過,他也指出,對給予員工的工作成績以回饋,是需要一些技巧的。 對員工的成績或貢獻,笨拙地回饋,是會弄巧成拙的。 他繼續舉玩保齡球的寓意故事為例說:玩保齡球的人在投球,前說的條件和環境不變,但這時他的領導人卻站在上文所說的半空橫板塊的後方。玩保齡球的人把球投出,滾過滑道而擊倒一些保齡球瓶 十個球瓶中擊倒了兩個。 聰明的領導人會說:「很棒! 你擊中了兩個瓶!」 但笨拙的領導人卻說「哎呀,有八個瓶走失了!」 (_ You missed eight. )。 這兩句話所要表達的事實內容是完全相同的,但聽進員工的耳朵裡,感受卻完全不同。

是的,當你分配10項工作給某員工做時,你會要求他在過了某一段的時間後,來向你作進度報告。 當報告的限期到了的時候,他走來向你報告已完成了其中兩項。 這時,如你對他說:「怎麼,還有八項沒有完成?」 他當然會感到很沮喪,說不定不能再集中其所有的能力,去把其餘的八項工作做好。 但是,如果你能以另一種表達方式說:「好,做好了兩項了!」該員工就一定會全心全意地把餘下的八項工作做好! 一分鐘經理把前者的管理風格定義為「逮住出錯的管理風格」(Catch staff doing something wrong) ,而把後者說成是「發掘成功的管理風格」 (Catch staff doing something right), 並認為「逮住出錯的管理風格」是一種挫敗員工奮鬥心和創意力的管理風格,使企業充斥著失敗文化,敗壞員工的生產力。 在另一方面,一分鐘經理大力推薦「發掘成功的管理風格」,指出這才是成功管理人所應建立的管理風格,因為在這種風格的管理下,企業文化一定是進取性的文化,在其內工作的員工必然戰意旺盛、企圖心和信心都是滿滿的,生產力自是高漲的。 不過,他不無感慨地說,大多數的管理人都是適用了「逮住出錯的管理風格」,使員工失掉了信心,也使企業創意流失。

一分鐘經理指出,近年來「逮住出錯的管理風格」的毒害,被發揮得最淋漓盡致的地方,就是員工年度工作績效的撰寫 (Annual Performance Report Writing)。 事實上,筆者也認為「逮住出錯的管理風格」之所以變得流行起來,就是因為企業的高層領導人均相信,優秀的員工只能佔其所雇用的員工的總數額中某個百分比 (例如,的只佔能2%; 的佔2%; 的佔6%; 的佔10%; 的佔50%; 的佔20%; 的佔10%)。 換句話說,領導們都相信, 員工的優、良、好、平、庸、可、劣 等,是可以適用一條水平曲線 (Distribution Curve) 來分等別級的!

 

績效水平無曲線 (No normal-distribution-curve mentality)

一分鐘經理指出而年輕人 (the Young Man, 書中的主角) 也表示有同感,近年來企業的高層領導人都迷信水平曲線的效能,相信員工的能力和工作績效是可依一定的比率來區分的。

他引導年輕人道:「當你寫你的部屬的年度績效報告,把你所有的員工績效都評為最優等時,你想你的波士會怎麼看待你?」

年輕人說,他會認為我是不懂如何去辨識績效好壞的等級區別。

一分鐘經理說:「完全正確!」

通過書中的主角,Dr. Blanchard 和 Dr. Johnson指出,就是基這種心態,使不少管理人爭相以「逮住出錯的管理風格」來經營其團隊的生產力。 通過「找碴」來挖掘員工的錯失,把大部分員工貶為平庸員工,再機械地按一定的比例把員工的績效來劃分優、良、好、平、庸、可、劣等的等級。這樣的評級方式,從良好願望的角度來看,不在於使員工望得優秀評價而不可即,而在於驅使員工為奪得優等的評分而拼命地工作。 然而慣於使用這種方式來評價其員工的管理人,到最後都不再理會員工的真正工作表現,硬性地以績效水平曲線來厘定員工的績效等級。

一分鐘經理舉例說明這個道理: 有一天我前往探訪孩子的學校。 有教師正要測驗其學生的地理課。 我問她為什麼要把地球儀收藏起來,不讓學生參考有關的地理資料。她解釋說,這是為了避免所有的學生都可在測驗中取得高成績。 最後一分鐘經理指出這樣的心態,就好像測驗的目的是要防止所有學生都可以取得好成績似的。 通過這個例子,讀者當可深刻地理解,為何以績效水平曲線來硬性厘定員工所得的評審績級,是如何荒謬的了!

適用績效水平曲線來評核員工的效績的優點,是可確保取得優、良、好、平、庸、可、劣等級的人數有著一定的比例,不會一下子來個「全人類」都拿到「良、好」以上的評級,使領導層在選拔人才晉升時遇上困難。

然而,在這些機構工作的人才卻有有志難伸之感。 因為在適用績效水平曲線這種評核制度的影響下,真正有優良績效表現的員工,會因「滿額」而見遺,被貶抑為「」或「」。 這樣一來,不僅僅是對他不公平,也是對企業的不公平。 因為,在這制度下,優秀員工的士氣乃至進取心等,都會因受不平的待遇而感到挫敗、而洩氣乃至萌生離職之意! 假如情況是這樣的話,該企業就是因為適用績效水平曲線而至埋沒人才或驅走人才!

當然,這種制度對一些平庸的員工來說,也是一種「福音」! 因為在這種制度下,他們只要確保自己的表現不是最差勁的一位時, 便可保職位不失; 在其他人的表現也不那麼好的時候,他們甚至有機會以平庸的表現來取得「良、好」的評級。假如情況是這樣的話,該企業就是因為適用績效水平曲線而奉養了大批庸才!

其實,適用為績效水平曲線來評核員工的績效的最大弊害,是管理人會因此而傾向以「逮住員工出錯」的手法來經營企業,使企業在滋生了比較好就是好的心態 (文化) ,也培育了「找碴」和「重罰不重賞」(「或不罰也不賞」) 的風氣 (文化)。 當這些文化在企業裡生了根的時候,員工辦事便會奉行「不求有功但求無過」和「人人平庸、多人平安; 有人突出、多人遭殃」的格言,使創意力消失、生產力下降!更壞的情況是,有員工甚至組織或半組織起來,以壓抑乃至打擊有突出且優秀的表現的員工。當情況變成這樣時,企業的生命力便會如暴日下的淺澤,乾涸可期了!

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對首次接觸到《一分鐘經理人》的讀者來說,該書是既「淺」且「薄」的。 全書 (包括推介短文、序言、內容、作者介紹,等等) 只有 111頁, 且用大字體印刷; 它的行文和用語,都十分淺白,即讀者的唸書認字的水平只有小學程度,唸它起來,也不會有什麼困難。 僅從這點來看,該書真不可能成為數以百萬計的高級知識份子的寵愛讀物。 它更不像一本嚴肅的學術著作,因為它沒有什麼高深的理論,也沒有什麼使人穎悟的見解。 但是,就是這樣的一本小書,竟可高踞美國企管暢銷書榜多年而不衰,成為數以萬計的企管人的隨身企管「寶典」!

正如上述,筆者在接觸該書之初,也曾抱有看輕它的態度的。 然而,一經放下成見,進入了 Dr. Blanchard 和 Dr. Johnson 所營造的天地後,才理解到「淺」、「薄」也可以是深刻的、深奧的; 而有用的學識,卻是從身邊所可接觸到的活動開始。 深刻的是,原來簡單的道理還是管用的; 深奧的是,掌握簡單的道理不難,如何能把它運用到恰如其分、恰到好處,卻是蠻有學問的。《一分鐘經理人》的主角年輕人的學習歷程,就是從日常可接觸到的道理開始,逐漸進入管理學的殿堂上。 原來,知識的源頭,就在我們的身邊。 唸過《一分鐘經理人》的讀者,今後應不會與身邊的知識擦身而過、失之交臂。

一分鐘經理的管理哲學只有三招,概略地說來,可以用口號的方式作如下的表達:溝通要求 (目標)、不嗇讚賞、責事不責人等。 當現代的企管人有福了,因為從今以後,他們只要懂得三招便可縱橫職場! 當然世事紛繁,三招實也不只是三招,而是可化作百形千式,供企管人因應形勢來作選擇和適用。

最後,也應作一說明,書中所言雖說是一分鐘管理,實也只是簡約式的說法。 根據書中所說,若要有效地運用三分鐘管理術來進行管理的話,該經理人就必須對其部屬及其所要處理的事項,時刻進行政策規劃、時程編訂、進度追蹤、對錯評審、事項檢討、改善修正、員工訓練、生產操控、獎罰有據等等。 這一切一切的工作所要涉及的事務是相當繁複的,故而所需要處理工作的時間也是相應地長的。 據筆者的粗略推算,那些剛才說及的工作所需的時間,大概是一分鐘的千倍時間以上,即每天需工作16小時以上! 一分鐘管理? 噱頭而已!

2000年8月30日&